Drukarki Brother TD - idealne do EZD RP i archiwizacji

2025-04-04

W dobie cyfryzacji procesów administracyjnych sprawne zarządzanie dokumentacją to nie tylko wymóg prawny, ale i konieczność wynikająca z potrzeby zwiększenia efektywności i eliminacji błędów. W związku z tym coraz więcej instytucji publicznych wdraża narzędzia wspomagające pracę kancelarii i działów administracyjnych. Jednym z takich rozwiązań jest połączenie systemu EZD RP z drukarką etykiet Brother serii TD. W tym artykule pokażemy na przykładzie drukarki Brother TD-4420TN, jak te dwa rozwiązania współpracują ze sobą i dlaczego warto postawić na to połączenie.

EZD RP, czyli cyfrowe serce administracji

EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to bezpłatny system informatyczny udostępniany przez instytut NASK (Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa), wykorzystywany przez wiele instytucji administracji publicznej do zarządzania dokumentacją – zarówno elektroniczną, jak i papierową. Kluczowe funkcjonalności systemu obejmują m.in.:

obsługę dokumentacji kancelarii i sekretariatów;
rejestrację pism przychodzących i wychodzących;
zakładanie i prowadzenie spraw;
elektroniczne odwzorowanie dokumentów (skanowanie);
archiwizację dokumentów.

Jednym z elementów codziennej pracy w systemie Brother TD-4420TN to profesjonalna drukarka etykiet, która spełnia wymagania stawiane przez nowoczesne kancelarie pracujące w środowisku EZD RP. Oto jej najważniejsze zalety: jest generowanie etykiet z kodami kreskowymi, które służą do identyfikacji dokumentów i przesyłek.

Dlaczego Brother TD-4420TN to idealny partner dla EZD RP?

Brother TD-4420TN to profesjonalna drukarka etykiet, która spełnia wymagania stawiane przez nowoczesne kancelarie pracujące w środowisku EZD RP. Oto jej najważniejsze zalety:

Czytelne oznaczenia dokumentów

Dzięki rozdzielczości 203 dpi drukarka umożliwia tworzenie czytelnych kodów kreskowych, co ma kluczowe znaczenie przy ewidencjonowaniu dokumentów urzędowych.

Szybkość działania

Brother TD-4420TN drukuje z prędkością do 152 mm/s, co pozwala na błyskawiczne przygotowanie etykiet – idealne rozwiązanie dla instytucji, które codziennie przetwarzają dziesiątki lub setki dokumentów.

Trwałe wydruki termotransferowe

Urządzenie obsługuje zarówno etykiety termiczne, jak i termotransferowe. Te drugie zapewniają trwałość wydruku niezbędną przy dokumentach podlegających archiwizacji lub wystawianych na działanie światła i temperatury.

Bezproblemowa integracja z EZD RP

Dzięki obsłudze złączy USB, Ethernet i RS232, drukarka bez trudu integruje się z aplikacją FileMonitor, wspomagającą druk etykiet z poziomu EZD RP. Obsługuje języki programowania takie jak EPL i ZPL, co ułatwia konfigurację.

Wyposażenie punktów kancelaryjnych

Aby system EZD RP działał sprawnie, szczególnie w punktach kancelaryjnych, rekomendowane są następujące urządzenia:

Czytnik kodów kreskowych

obsługujący kody Code 128 i Interleaved 2 of 5;
posiadający automatyczne potwierdzenie skanowania (funkcja [Enter]);
w zestawie z podstawką ułatwiającą pracę w trybie bezdotykowym.

Drukarka etykiet do kodów kreskowych

obsługująca język EPL;
obsługująca z etykiety termotransferowe z kalką woskowo-żywiczną (do trwałego oznaczania pism przychodzących i wychodzących).

Skaner dokumentowy

dostosowany do dziennego wolumenu dokumentów;
zgodny ze sterownikami TWAIN;
współpracujący z oprogramowaniem eksportującym do EZD, np. ScanPlus (QuickScan).

Jak to działa w praktyce?

W systemie EZD RP każda przesyłka lub dokument może zostać oznaczony etykietą zawierającą m.in. numer RPW (Rejestru Przesyłek Wpływających), który identyfikuje ją w systemie. Proces wygląda następująco:

Operator kancelarii generuje etykietę z poziomu systemu EZD RP.
Aplikacja FileMonitor przekazuje dane do drukarki Brother TD-4420TN.
Drukarka błyskawicznie drukuje gotową etykietę z kodem kreskowym i danymi przesyłki.
Etykieta trafia na dokument, który dzięki temu może być śledzony, archiwizowany i szybko odnajdywany w systemie.

Dodatkowo do procesu dołączona jest aplikacja QuickScan, która wspomaga cyfrowe odwzorowanie dokumentów – zeskanowane dokumenty są automatycznie przypisywane do odpowiednich spraw w EZD RP.

Zastosowania w codziennej pracy drukarki w urzędzie

Brother TD-4420TN doskonale sprawdza się w różnych scenariuszach:

Oznaczenia korespondencji przychodzącej i wychodzącej – przyspieszenie obsługi poczty.
Identyfikacja akt sprawy – łatwiejsze zarządzanie dokumentacją bieżącą.
Opisywanie dokumentów do archiwizacji – trwałe oznaczenia etykietami termotransferowymi odpornymi na warunki zewnętrzne.
Wydruki do skanowania - szybkie wydrukowanie przypisanych kodów kreskowych do dokumentacji.

Korzyści dla instytucji publicznych

Połączenie możliwości EZD RP i drukarki etykiet Brother TD-4420TN przynosi konkretne korzyści:

Automatyzacja procesów i oszczędność czasu.
Eliminacja błędów ludzkich.
Wydajna praca nawet w dużych placówkach.
Zgodność z wymaganiami prawnymi archiwizacji dokumentów.
Niska awaryjność i prosta obsługa.

Podsumowanie

Wdrożenie drukarki etykiet Brother serii TD wraz z EZD RP to rozwiązanie, które nie tylko usprawni codzienną pracę, ale także podniesie jakość obsługi dokumentów i bezpieczeństwo obiegu informacji.

Jeśli Twoja jednostka korzysta z EZD RP lub planuje wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją – warto postawić na sprawdzone rozwiązania, które działają skutecznie.